3PRISM · Kostenlose Anleitung
Microsoft Copilot für Gründer:innen
Kostenlose Anleitung: Grundlagen, erste Schritte, gute Anweisungen und Datenschutz – verständlich erklärt, auch ohne Vorwissen.
1 Grundlagen
In wenigen Minuten verstehst du, was Copilot ist, welche Varianten es gibt und worauf es ankommt.
Was ist Microsoft Copilot?
Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft. Du schreibst ihm in normaler Sprache, was du brauchst – er antwortet mit Texten, Zusammenfassungen, Ideen oder Tabellenformeln. Du kannst ihn dir wie eine schnelle Assistenz vorstellen, die gut formulieren kann, aber nicht alles weiß und manchmal irrt.
Welche Varianten gibt es?
Unter dem Namen „Copilot“ gibt es mehrere Angebote, die leicht zu verwechseln sind. Für dich als Gründer:in ist vor allem wichtig, mit welchem Konto du angemeldet bist – davon hängt ab, welche Funktionen du hast und wie deine Daten behandelt werden.
| Variante | Anmeldung mit | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Microsoft Copilot (App und Webseite, privat) | privatem Microsoft-Konto | Kostenlos nutzbar, mit Einschränkungen. Eigene Regeln zum Datenschutz – nicht für vertrauliche Geschäftsdaten gedacht. |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Arbeits- oder Schulkonto (Microsoft Entra) | Chat mit Webrecherche, ohne Zusatzkosten bei vielen Microsoft-365-Tarifen. Es gilt der „Enterprise-Datenschutz“ des Unternehmens. |
| Microsoft 365 Copilot (Zusatzlizenz) | Arbeits- oder Schulkonto mit Lizenz | Zusätzlich direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams – mit Zugriff auf deine eigenen Dateien, Mails und Termine, soweit du dafür berechtigt bist. |
Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, ändert Microsoft häufig. Maßgeblich sind immer die aktuellen Angaben auf der Microsoft-Webseite bzw. in deinem Konto.
Was kann Copilot gut – und was nicht?
- Gut: Entwürfe für Mails, Angebote und Texte; Zusammenfassen langer Texte; Ideen sammeln; Gliedern; Formulieren in anderem Ton; Erklären von Excel-Formeln.
- Mit Vorsicht: Zahlen, Fakten, Gesetze, Quellenangaben – Copilot klingt oft überzeugend, auch wenn er falsch liegt.
- Nicht geeignet: Rechts-, Steuer- oder Medizinberatung. Hier ersetzt Copilot keine Fachperson.
2 Start und Konto
Von der Kontowahl bis zur ersten Frage – in sechs kleinen Schritten.
Hinweis: Der Fortschritt wird nur lokal in diesem Browser gespeichert – bei einem Geräte- oder Browserwechsel beginnt die Anzeige wieder bei 0.
Entscheide, welches Konto du nutzt
Als Gründer:in hast du meist zwei Möglichkeiten:
- Privates Microsoft-Konto – für den Einstieg und zum Ausprobieren mit unkritischen Inhalten.
- Microsoft 365 Business (Geschäftskonto mit eigener Domain) – sinnvoll, sobald du Kundendaten verarbeitest, da hier der Schutz für Geschäftsdaten gilt.
Copilot öffnen
Der schnellste Weg ist die Webseite von Microsoft Copilot im Browser. Alternativ gibt es eine App für Windows, Smartphone und Mac.
Browser › copilot.microsoft.com aufrufen › mit deinem Microsoft-Konto anmelden
Menübezeichnungen und Symbole ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Weicht etwas bei dir ab, such nach dem sinngemäß ähnlichen Eintrag.
Mit einem Geschäftskonto: Copilot Chat finden
Wenn du ein Microsoft-365-Konto für dein Unternehmen hast, findest du Copilot Chat in der Microsoft-365-App im Browser, im Edge-Browser neben der Adressleiste oder in Teams.
microsoft365.com › Anmelden › in der linken Leiste auf Copilot klicken
Menübezeichnungen und Symbole ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Weicht etwas bei dir ab, such nach dem sinngemäß ähnlichen Eintrag.
Deine erste Frage stellen
Starte mit etwas Ungefährlichem, damit du ein Gefühl bekommst:
Beispiel-Prompt
Erkläre mir in einfachen Worten, was ein Angebot rechtlich von einer Auftragsbestätigung unterscheidet. Antworte in maximal 120 Wörtern und weise darauf hin, was ich bei einer Fachperson prüfen lassen sollte.
Wichtig: Fachfragen wie diese dienen nur der Orientierung – verlass dich bei rechtlichen oder steuerlichen Dingen nicht auf Copilot.
Nachfragen und verfeinern
Du musst nicht alles in eine Frage packen. Reagiere einfach auf die Antwort, zum Beispiel:
- „Kürzer bitte.“
- „Etwas persönlicher im Ton.“
- „Mach daraus drei Stichpunkte.“
- „Was wäre ein Gegenargument?“
Neues Gespräch für neues Thema
Starte für jedes neue Thema ein neues Gespräch. So vermischen sich Inhalte nicht, und du behältst den Überblick.
Im Chat auf Neuer Chat bzw. das Plus-Symbol klicken
Menübezeichnungen und Symbole ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Weicht etwas bei dir ab, such nach dem sinngemäß ähnlichen Eintrag.
3 Gute Prompts
Mit der richtigen Anweisung bekommst du bessere Ergebnisse – schon beim ersten Versuch.
Die Formel für gute Anweisungen (Prompts)
Je klarer deine Anweisung, desto besser das Ergebnis. Eine gute Anweisung enthält vier Bausteine:
- Ziel: Was soll am Ende herauskommen? (z. B. eine E-Mail, eine Gliederung, eine Zusammenfassung)
- Kontext: Für wen ist es, in welcher Situation, welchen Ton soll es haben?
- Quellen: Worauf soll sich Copilot stützen? (Text einfügen, Datei auswählen, Webrecherche)
- Erwartung: Länge, Format, Sprache – z. B. „maximal 120 Wörter, als Aufzählung, auf Deutsch“.
Beispiel: Kundenmail
Schwacher Prompt
Schreib eine Mail an einen Kunden wegen der Verspätung.
Besserer Prompt
Schreibe eine freundliche, sachliche E-Mail an einen Bestandskunden. Ich muss die Lieferung um drei Tage auf den 14. verschieben. Entschuldige dich kurz, nenne den neuen Termin, biete ein kurzes Telefonat an. Maximal 120 Wörter, Anrede „Sie“.
Beispiel: Angebotstext
Schwacher Prompt
Mach mir einen Angebotstext.
Besserer Prompt
Formuliere die Leistungsbeschreibung für ein Angebot: Beratung zur Website-Struktur für ein Einzelunternehmen, zwei Termine à 90 Minuten, schriftliche Zusammenfassung. Ton: klar und freundlich. Gliedere in „Ziel“, „Leistung“ und „Ergebnis“.
Weitere Kniffe
- Rolle geben: „Du bist eine erfahrene Texterin für kleine Unternehmen.“
- Beispiele mitgeben: Füge einen eigenen Text ein und schreibe: „Schreibe im selben Stil.“
- Rückfragen erlauben: „Stelle mir vorab bis zu drei Fragen, wenn dir Informationen fehlen.“
- Prüfen lassen: „Was ist an diesem Text unklar oder missverständlich?“
4 Im Gründungsalltag
Praktische Beispiele für Mails, Angebote, Texte, Planung und Tabellen – zum Kopieren und Anpassen.
Die folgenden Beispiele kannst du kopieren und anpassen. Ersetze alles in eckigen Klammern durch deine Angaben.
Kommunikation
Kundenanfrage beantworten
Schreibe eine kurze, freundliche Antwort auf folgende Kundenanfrage. Ziel: einen Kennenlerntermin vereinbaren. Ton: persönlich, aber professionell. Maximal 100 Wörter. Anfrage: [Text der Anfrage einfügen]
E-Mail-Verlauf zusammenfassen
Fasse den folgenden E-Mail-Verlauf in drei Sätzen zusammen und nenne offene Aufgaben als Liste. [E-Mail-Verlauf einfügen]
Texte für dein Angebot und deine Website
Startseiten-Einstieg
Ich bin [Beruf/Angebot] und arbeite mit [Zielgruppe]. Schlage fünf Varianten für einen Einleitungssatz auf meiner Startseite vor – klar, ohne Floskeln, maximal 25 Wörter.
Über-mich-Text
Mach aus den folgenden Stichpunkten einen verständlichen „Über mich“-Text in der Ich-Form, Länge ca. 150 Wörter, warmer und sachlicher Ton. [Stichpunkte einfügen]
Organisation und Planung
Gründungs-Checkliste
Erstelle mir eine Checkliste für die ersten 30 Tage nach meiner Gründung als [Rechtsform/Tätigkeit]. Gliedere nach Woche. Weise darauf hin, welche Punkte ich mit Steuerberatung oder Gründungsberatung klären sollte.
Wochenplanung
Hilf mir, meine Woche zu planen. Meine Aufgaben: [Liste]. Meine verfügbaren Zeiten: [Zeiten]. Schlage einen realistischen Plan vor und kennzeichne, was verschoben werden kann.
Zahlen und Tabellen
Formel verstehen
Erkläre mir diese Excel-Formel Schritt für Schritt und nenne mögliche Fehlerquellen: [Formel einfügen]
5 Datenschutz und Grenzen
Was du beachten solltest, bevor du Copilot mit echten Geschäftsdaten füllst.
Privates Konto oder Geschäftskonto?
- Privates Konto: Es gelten die Datenschutzbedingungen von Microsoft für Privatkonten. Gib hier keine Kundendaten, Verträge oder interne Unterlagen ein.
- Geschäftskonto (Microsoft 365): Für Geschäftskonten bietet Microsoft den sogenannten „Enterprise-Datenschutz“ an. Eingaben und Antworten werden danach nach Angabe von Microsoft nicht zum Training der Modelle genutzt. Prüfe die aktuellen Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag in deinem Konto.
Was du lieber nicht eingibst
- Namen, Adressen, Gesundheits- oder Finanzdaten deiner Kund:innen
- Passwörter, Zugangsdaten, Bankverbindungen
- Vertrauliche Verträge oder Geschäftsgeheimnisse
- Inhalte, für die du keine Erlaubnis zur Weitergabe hast
Antworten immer prüfen
- Copilot kann Dinge erfinden („halluzinieren“) – auch Quellen, Zahlen und Paragrafen.
- Prüfe Fakten und Zahlen an verlässlichen Quellen, bevor du sie verwendest.
- Achte bei Texten auf Urheberrecht und darauf, dass sie wirklich zu dir passen.
- Wenn du KI-Inhalte in Außenkommunikation einsetzt, schau, ob du dies kenntlich machen solltest – das hängt vom Einzelfall ab.
6 Checkliste
Zum Abhaken: Wenn du hier überall ein Häkchen setzen kannst, bist du gut gestartet.
- Konto geklärtIch weiß, ob ich mit privatem Konto oder Geschäftskonto arbeite – und was das für meine Daten bedeutet.
- Erste Fragen gestelltIch habe Copilot mit unkritischen Beispielen ausprobiert.
- Prompt-Formel verstandenZiel, Kontext, Quellen und Erwartung gebe ich mit.
- Daten geschütztIch gebe keine Kundendaten, Passwörter oder Geheimnisse ein – oder anonymisiere sie.
- Ergebnisse geprüftIch lese jede Antwort selbst und prüfe Fakten, bevor ich sie verwende.
- Rat bei FachfragenBei Recht, Steuern und Datenschutz hole ich mir fachlichen Rat.
Microsoft, Copilot, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneNote sind Marken der Microsoft Corporation. 3PRISM steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu Microsoft; diese Anleitung ist unabhängig erstellt.