3PRISM · Kostenlose Anleitung
Microsoft Copilot im Unternehmen
Kostenlose Anleitung für Mitarbeitende: Grundlagen, sicherer Start und gute Anweisungen – auch wenn du Copilot kaum kennst.
1 Grundlagen
Was Copilot ist, wofür Unternehmen ihn einsetzen und worauf es ankommt – ohne Vorwissen.
Was ist Microsoft Copilot?
Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft. Du schreibst ihm in normaler Sprache, was du brauchst – er antwortet mit Texten, Zusammenfassungen oder Ideen. In vielen Unternehmen ist er in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) eingebunden.
Warum sollst du Copilot nutzen?
Viele Unternehmen führen Copilot ein, damit Routinearbeiten schneller gehen: E-Mails entwerfen, Besprechungen zusammenfassen, lange Dokumente verdichten, erste Textentwürfe erstellen. Dir bleibt dann mehr Zeit für das, was Urteilsvermögen braucht.
Was kann Copilot – und was nicht?
- Gut: Entwürfe, Zusammenfassungen, Strukturieren, Umformulieren, Ideen sammeln, Excel-Formeln erklären.
- Mit Vorsicht: Zahlen, Fakten, interne Richtlinien, rechtliche Aussagen – Copilot klingt oft sicher, auch wenn er irrt.
- Nicht gedacht für: Entscheidungen über Personen, verbindliche Rechts- oder Finanzauskünfte, Aufgaben, bei denen niemand mehr prüft.
2 Was dein Unternehmen entscheidet
Lizenz, Konto und Regeln hängen von deinem Arbeitgeber ab – so findest du heraus, was für dich gilt.
Anders als bei privaten Programmen entscheidet in deinem Unternehmen die IT oder die Geschäftsführung, welche Copilot-Variante du bekommst und was erlaubt ist. Das ist wichtig, bevor du loslegst.
| Variante | Anmeldung mit | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Microsoft Copilot (App und Webseite, privat) | privatem Microsoft-Konto | Kostenlos nutzbar, mit Einschränkungen. Eigene Regeln zum Datenschutz – nicht für vertrauliche Geschäftsdaten gedacht. |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Arbeits- oder Schulkonto (Microsoft Entra) | Chat mit Webrecherche, ohne Zusatzkosten bei vielen Microsoft-365-Tarifen. Es gilt der „Enterprise-Datenschutz“ des Unternehmens. |
| Microsoft 365 Copilot (Zusatzlizenz) | Arbeits- oder Schulkonto mit Lizenz | Zusätzlich direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams – mit Zugriff auf deine eigenen Dateien, Mails und Termine, soweit du dafür berechtigt bist. |
Woran erkennst du, was du hast?
- Du siehst in Outlook, Word, Excel oder Teams ein Copilot-Symbol mit Funktionen wie „Zusammenfassen“ oder „Entwurf erstellen“ – dann hast du vermutlich die Zusatzlizenz „Microsoft 365 Copilot“.
- Du siehst einen Copilot-Chat, aber keine Funktionen direkt in den Programmen – dann hast du vermutlich „Microsoft 365 Copilot Chat“.
- Du bist dir nicht sicher? Frag bei der IT oder bei deiner Führungskraft nach.
Die Bezeichnungen und der Lizenzumfang ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Maßgeblich sind die Angaben deines Unternehmens.
Wichtig: Arbeitskonto, nicht privates Konto
Nutze Copilot bei der Arbeit nur mit deinem Arbeitskonto (das gleiche wie für Outlook oder Teams). Dort gilt der Datenschutz, den dein Unternehmen mit Microsoft vereinbart hat. Das private Konto ist dafür nicht vorgesehen.
3 Erste Schritte
In sechs Schritten startest du sicher – auch wenn du noch nie mit Copilot gearbeitet hast.
Hinweis: Der Fortschritt wird nur lokal in diesem Browser gespeichert – bei einem Geräte- oder Browserwechsel beginnt die Anzeige wieder bei 0.
Frage nach den Regeln, bevor du startest
Viele Unternehmen haben eine Richtlinie zur KI-Nutzung. Frage nach, ob es eine gibt und wo du sie findest. Das gibt dir Sicherheit.
Mit dem Arbeitskonto anmelden
Öffne Copilot über die Microsoft-365-App im Browser oder in Teams.
microsoft365.com › mit dem Arbeitskonto anmelden › in der linken Leiste auf Copilot klicken
Menübezeichnungen und Symbole ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Weicht etwas bei dir ab, such nach dem sinngemäß ähnlichen Eintrag.
Auf den Datenschutz-Hinweis achten
Im Chat zeigt Copilot bei aktivem Datenschutz für Arbeitskonten in der Regel einen Hinweis oder ein Schutz-Symbol an. Es zeigt, dass der Enterprise-Datenschutz deines Unternehmens gilt. Fehlt er, frag die IT, bevor du etwas Wichtiges eingibst.
Menübezeichnungen und Symbole ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Weicht etwas bei dir ab, such nach dem sinngemäß ähnlichen Eintrag.
Die erste Frage stellen
Beispiel-Prompt
Erkläre mir in einfachen Worten, wofür ich dich im Büroalltag einsetzen kann. Nenne fünf Beispiele für typische Aufgaben in der Verwaltung.
Starte mit einer Frage ohne interne Daten, damit du Copilot kennenlernen kannst.
Copilot in einem Programm ausprobieren (falls verfügbar)
Hast du die Zusatzlizenz, findest du das Copilot-Symbol in Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Probiere zuerst etwas Kleines, zum Beispiel eine E-Mail zusammenfassen.
Outlook › E-Mail öffnen › Copilot › Zusammenfassen
Menübezeichnungen und Symbole ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Weicht etwas bei dir ab, such nach dem sinngemäß ähnlichen Eintrag.
Immer selbst prüfen
Lies jede Antwort sorgfältig, korrigiere sie bei Bedarf und übernimm sie erst dann.
4 Prompts und Alltag
Anweisungen, die funktionieren – mit Beispielen für den Büroalltag.
So formulierst du gute Anweisungen (Prompts)
Je klarer deine Anweisung, desto besser das Ergebnis. Vier Bausteine helfen:
- Ziel: Was soll am Ende herauskommen? (z. B. eine E-Mail, eine Gliederung, eine Zusammenfassung)
- Kontext: Für wen ist es, in welcher Situation, welchen Ton soll es haben?
- Quellen: Worauf soll sich Copilot stützen? (Text einfügen, Datei auswählen, Webrecherche)
- Erwartung: Länge, Format, Sprache – z. B. „maximal 120 Wörter, als Aufzählung, auf Deutsch“.
Beispiel: E-Mail
Schwacher Prompt
Schreib eine Mail an das Team wegen des Termins.
Besserer Prompt
Schreibe eine freundliche E-Mail an mein Team. Ziel: Den Termin für die Projektbesprechung auf Donnerstag, 10 Uhr verschieben. Nenne den Grund (Terminkonflikt) und bitte um Rückmeldung bis morgen. Maximal 100 Wörter, Anrede „Hallo zusammen“.
Die folgenden Beispiele kannst du kopieren. Ersetze eckige Klammern durch deine Angaben. Gib nur Inhalte ein, die du laut den Regeln deines Unternehmens eingeben darfst.
Für den Büroalltag
E-Mail zusammenfassen
Fasse die folgende E-Mail in drei Sätzen zusammen und nenne, was von mir erwartet wird. [E-Mail einfügen]
Text verbessern
Formuliere den folgenden Text freundlicher und klarer, ohne den Inhalt zu verändern. Maximal 120 Wörter. [Text einfügen]
Protokoll erstellen
Erstelle aus den folgenden Notizen ein Besprechungsprotokoll mit Teilnehmenden, Beschlüssen und Aufgaben (wer, was, bis wann). [Notizen einfügen]
Excel-Formel erklären
Erkläre mir die folgende Excel-Formel Schritt für Schritt und nenne mögliche Fehlerquellen: [Formel]
5 Regeln und Grenzen
Datenschutz, Vertraulichkeit und Verantwortung – damit du Copilot sicher nutzt.
Vertrauliche Daten
- Gib nur Daten ein, für die du laut den Regeln deines Unternehmens Copilot nutzen darfst.
- Besonders sensibel sind personenbezogene Daten (z. B. Mitarbeitende, Kund:innen), Gesundheits- und Finanzdaten sowie Geschäftsgeheimnisse.
- Im Zweifel: vorher fragen, nicht hinterher.
Was der Datenschutz bei Arbeitskonten bedeutet
Für Arbeitskonten bietet Microsoft den „Enterprise-Datenschutz“ an. Nach Angabe von Microsoft werden Eingaben und Antworten dann nicht zum Training der Modelle genutzt und sind gegen den Zugriff Dritter geschützt. Ob und wie das in deinem Unternehmen konkret eingerichtet ist, weiß deine IT – frag nach.
Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung
In vielen Unternehmen wird die Einführung von KI-Werkzeugen mit dem Betriebsrat bzw. der Personalvertretung abgestimmt. Frag nach, ob es eine Betriebsvereinbarung oder Leitlinie gibt – sie sagt dir, wofür Copilot genutzt werden darf und wofür nicht.
Verantwortung und Prüfung
- Copilot kann Fehler machen und Dinge erfinden. Prüfe Zahlen, Fakten und Zitate.
- Das Ergebnis geht in deinem Namen raus – du bleibst dafür verantwortlich.
- Wichtige Entscheidungen triffst du, nicht die KI.
- Prüfe, ob du KI-Unterstützung kenntlich machen musst – das regelt dein Unternehmen.
6 Checkliste
Zum Abhaken – und mit den wichtigsten Fragen für das Gespräch mit IT oder Führungskraft.
- Regeln geklärtIch weiß, ob es eine Richtlinie zur KI-Nutzung gibt und wo ich sie finde.
- Version geklärtIch weiß, welche Copilot-Version mein Unternehmen eingerichtet hat.
- ArbeitskontoIch nutze Copilot bei der Arbeit nur mit meinem Arbeitskonto.
- Daten im BlickIch gebe nur Inhalte ein, die ich laut den Regeln eingeben darf.
- Prompt-FormelIch gebe Ziel, Kontext, Quellen und Erwartung mit.
- Ergebnisse geprüftIch lese jede Antwort selbst und prüfe Fakten, bevor ich sie verwende.
- Welche Copilot-Version habe ich?
- Welche Daten darf ich eingeben und welche nicht?
- Gibt es eine Richtlinie, eine Betriebsvereinbarung oder ein Training?
- An wen wende ich mich bei Problemen?
Microsoft, Copilot, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneNote sind Marken der Microsoft Corporation. 3PRISM steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu Microsoft; diese Anleitung ist unabhängig erstellt.